ZAŁĄCZNIK NR 1 DO REGULAMINU

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa w rozumieniu art. 28 RODO pomiędzy Użytkownikiem BudManager (Administratorem) a FlizPol (Podmiotem przetwarzającym), dotycząca danych osób trzecich przekazywanych do funkcji serwerowych BudManager.

1. Strony i zawarcie umowy

1. Administrator: Użytkownik BudManager, który samodzielnie ustala cele i podstawy prawne przetwarzania danych osób trzecich.
2. Podmiot przetwarzający: Grzegorz Morel Firma Remontowo-Wykończeniowa „FlizPol”, os. Albertyńskie 29/110, 31-854 Kraków.
3. Akceptacja Regulaminu BudManager w formie elektronicznej oznacza również zawarcie niniejszej Umowy w zakresie, w jakim Użytkownik korzysta z funkcji powodujących powierzenie danych.

2. Przedmiot, charakter, cel i czas

FlizPol przetwarza powierzone dane wyłącznie w celu technicznego świadczenia BudManager, w szczególności wymiany danych przez MOST, obsługi funkcji serwerowych, bezpieczeństwa, utrzymania ciągłości oraz działań technicznych niezbędnych do wykonania poleceń Użytkownika. Przetwarzanie trwa przez okres korzystania z odpowiedniej funkcji i przez technicznie niezbędny okres retencji kopii lub logów, chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.

3. Kategorie osób i danych

W zależności od sposobu użycia BudManager mogą to być dane klientów Użytkownika, kontrahentów, pracowników, współpracowników i innych osób związanych z realizacją usług. Zakres może obejmować m.in. dane identyfikacyjne i kontaktowe, adres realizacji, terminy, notatki, dane związane z inwestycją, materiałami, robocizną, dokumentami, rozliczeniami oraz inne dane wpisane przez Użytkownika.

4. Polecenia Administratora

Udokumentowanym poleceniem Administratora jest korzystanie przez niego z funkcji BudManager zgodnie z Regulaminem oraz ustawieniami aplikacji. FlizPol nie wykorzystuje powierzonych danych klientów Użytkownika do własnego marketingu ani do celów niezwiązanych ze świadczeniem BudManager.

5. Obowiązki FlizPol

• przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa;
• zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania zachowały poufność;
• stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji i mechanizmy bezpieczeństwa usługi;
• w miarę możliwości pomaga Administratorowi realizować prawa osób, których dane dotyczą;
• pomaga w obowiązkach dotyczących bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków i konsultacji – w zakresie informacji, którymi dysponuje;
• po zakończeniu świadczenia usuwa lub zwraca dane zgodnie z zasadami usługi, chyba że prawo wymaga dalszego przechowywania;
• udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO i umożliwia uzasadniony audyt na zasadach niewprowadzających nieproporcjonalnego zagrożenia dla bezpieczeństwa innych użytkowników.

6. Obowiązki Użytkownika jako Administratora

• wprowadza do BudManager wyłącznie dane, które może zgodnie z prawem przetwarzać;
• spełnia wobec osób obowiązki informacyjne i posiada odpowiednią podstawę prawną;
• nie poleca FlizPol działań sprzecznych z prawem;
• dba o poprawność danych, uprawnienia osób korzystających z jego urządzeń oraz bezpieczeństwo danych lokalnych i kopii;
• nie wprowadza nadmiarowych danych, których nie potrzebuje do swojej działalności.

7. Podprocesorzy

1. Administrator udziela FlizPol ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających niezbędnych do świadczenia BudManager, w szczególności dostawców hostingu/infrastruktury, poczty, kopii zapasowych, monitoringu technicznego i wsparcia IT.
2. FlizPol zapewnia, aby podprocesor był związany obowiązkami ochrony danych nie mniej rygorystycznymi niż wynikające z niniejszej Umowy.
3. O istotnej zmianie podprocesora dotyczącego powierzonych danych FlizPol poinformuje Użytkownika z wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe, umożliwiając zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu.

8. Transfer poza EOG

Powierzone dane nie są przekazywane poza EOG bez podstawy wymaganej przez RODO. Jeżeli infrastruktura danego podprocesora powoduje taki transfer, FlizPol stosuje odpowiedni mechanizm prawny i wymagane zabezpieczenia.

9. Naruszenia ochrony danych

Po stwierdzeniu naruszenia dotyczącego danych powierzonych FlizPol informuje Administratora bez zbędnej zwłoki w zakresie umożliwiającym Administratorowi wykonanie jego obowiązków wynikających z RODO. Informacja obejmuje, w miarę dostępności, charakter zdarzenia, możliwe skutki i zastosowane lub proponowane środki zaradcze.

10. Zakończenie przetwarzania

Po zakończeniu usługi dane powierzone w środowisku aktywnym są usuwane lub stają się niedostępne zgodnie z architekturą BudManager i poleceniem Administratora. Dane mogą przez ograniczony czas pozostawać w technicznych kopiach zapasowych, które są nadpisywane zgodnie z cyklem retencji i nie są wykorzystywane do innych celów.

11. Audyt i informacje

Administrator może zwrócić się na biuro@flizpol.pl o informacje potrzebne do wykazania zgodności z art. 28 RODO. Audyt wymagający dodatkowych czynności organizacyjnych jest wcześniej uzgadniany co do zakresu, terminu i sposobu, z uwzględnieniem poufności, bezpieczeństwa i praw innych użytkowników.

12. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin BudManager, Politykę prywatności oraz RODO. Jeżeli postanowienie Umowy byłoby sprzeczne z bezwzględnie obowiązującym prawem, pierwszeństwo ma prawo.